L’application de la législation relative aux cotisations et contributions sociales est contrôlée par les inspecteurs du recouvrement. Ces derniers peuvent exiger à cette occasion la communication de différents documents. L’identification et l’analyse des éléments appropriés, à transmettre aux inspecteurs, revêtent un enjeu important en vue de l’éventuelle contestation, par la suite, des observations et redressements de l’Urssaf.
L’avis de contrôle
L’avis de contrôle est adressé à la société au moins trente jours avant la date de la première visite des inspecteurs du recouvrement. Certaines mentions doivent obligatoirement y figurer, notamment :
- la date programmée de la première visite de l’inspecteur en charge du contrôle,
- l’identité de cet inspecteur,
- la possibilité pour l’employeur de se faire assister d’un conseil pendant le contrôle (il peut notamment s’agir d’un avocat),
- l’existence d’une charte du cotisant contrôlé. Celle-ci, opposable à l’Urssaf, présente les modalités de déroulement du contrôle ainsi que les droits et garanties dont bénéficie l’entreprise.
L’avis de contrôle mentionne, en outre, une liste de documents et d’informations devant être mis à disposition des inspecteurs. D’autres documents pourront, en plus, être exigés durant le contrôle. Ces pièces demandées devraient être rassemblées et analysées avant l’arrivée de l’inspecteur afin de lui fournir celles qui sont pertinentes.
Lors du contrôle
La phase de contrôle commence effectivement à la date de la première visite de l’inspecteur, et prend fin à la réception par l’entreprise d’une lettre d’observations. La durée totale du contrôle est variable selon la situation de l’entreprise, elle est au minimum de 1 à 2 mois.
Le contrôle Urssaf répond à certains principes, particulièrement :
- le principe du contradictoire : le contrôle repose sur un dialogue entre l’inspecteur et l’entreprise,
- l’inspecteur peut seulement solliciter les documents et procéder aux auditions utiles aux opérations de contrôle,
- le contrôle ne peut porter que sur les cotisations et contributions sociales dues au titre de l’année en cours et des trois années précédant celle du contrôle.
La personne contrôlée est quant à elle tenue de mettre à disposition des inspecteurs tout document et de permettre l’accès à tout support d’information qui lui est demandé dès lors que ces éléments sont utiles au contrôle.
À l’issue de cette phase de contrôle, une lettre d’observations est établie par l’inspecteur du recouvrement. Elle liste les documents demandés et consultés lors du contrôle et expose les observations faites et les différents redressements envisagés. La réception de cette lettre marque le commencement d’une nouvelle phase : la période de contradictoire. Celle-ci se termine à l’issue du délai laissé au cotisant pour répondre aux observations de l’inspecteur du recouvrement. Ce dernier peut alors répliquer à la réponse de l’entreprise. Chaque partie peut ainsi présenter ses observations, arguments et éléments de contestation.
Le traitement des demandes des inspecteurs
La phase de contrôle, et celle du contradictoire qui lui succède, présentent des enjeux stratégiques quant aux réponses à apporter aux demandes de documents et explications sollicités par l’Urssaf. Cette problématique se pose avec d’autant plus d’importance depuis que la Cour de cassation a confirmé le 7 janvier 2021 la décision d’une Cour d’appel énonçant que les pièces versées aux débats à hauteur d’appel par la société doivent être écartées dès lors qu’elle n’a pas, pendant la période contradictoire, apporté des éléments contraires aux constatations de l’inspecteur (pourvois n° 19-19.395 et 19-20.035). La société ne pourrait donc plus produire de pièces en cas de contestation judiciaire du redressement si elle ne les a pas fait valoir lors des phases de contrôle et de contradictoire.
Dans un arrêt récent, la Cour de cassation a précisé les modalités selon lesquelles la société peut fournir des pièces nouvelles en cas de contestation judiciaire d’un redressement :
- le cotisant ne peut produire pour la première fois devant le juge une pièce qui lui a été expressément demandée par l’organisme de recouvrement lors des opérations de contrôle ou de la phase contradictoire,
- lorsque la charge de la preuve de la conformité à la législation de Sécurité sociale des informations déclarées incombe au cotisant, celui-ci doit produire les pièces justificatives au cours du contrôle ou de la phase contradictoire. Tel est notamment le cas de l’application des règles de déduction des frais professionnels ou de l’application de la tolérance administrative d’exclusion de l’assiette de cotisations (Cass. 2ème civ, 4 septembre 2025, pourvoi n° 22-17.437).
En bref
Dès la réception de l’avis de contrôle, listant les éléments que les inspecteurs souhaitent être mis à leur disposition, leurs demandes doivent être attentivement étudiées et les pièces correspondantes recherchées, afin d’y répondre de la manière la plus appropriée.
Il existe en effet un réel enjeu à identifier et transmettre aux inspecteurs les pièces qu’ils demandent dans l’hypothèse où une contestation du contrôle serait portée en justice. En protection sociale complémentaire, cette communication des pièces peut concerner, par exemple, les justificatifs de dispense de salariés d’adhésion au régime frais de santé. Ces derniers devraient alors être bien identifiés et communiqués avant la fin de la phase contradictoire.